Tema: Peran teknologi informasi dan komunikasi dalam praktek komunikasi bisnis
KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Hubungan Komunikasi dan Bisnis
Seberapa besar komunikasi menjadi tulang punggung bisnis? Komunikasi dan bisnis bagaikan gelas dan air, seberapa besar bisnis yang dapat ditampung oleh kita amat bergantung pada seberapa efektif kita untuk melakukan komunikasi dengan baik. Bicara tentang komunikasi yang baik, maka di dunia dengan perkembangan IT saat ini pengguna dapat melakukan berbagai macam cara dengan berbagai perangkat yang membantu pengguna untuk melakukan komunikasi. Komunikasi berbasis IT saat ini yang cukup dikenal adalah komunikasi secara tidak langsung seperti menggunakan email dan komunikasi langsung seperti menggunakan instant messaging.
Berbicara tentang efektifitas dan efisiensi tentu banyak yang berpendapat bahwa komunikasi langsung adalah solusi terbaik untuk keduanya. Sebagai contoh perusahaan anda hendak melakukan negosiasi projek dengan perusahaan lain, walaupun komunikasi email atau bahkan komunikasi menggunakan snail mail dapat menjadi solusi tetapi diyakini setiap pebisnis ingin segera melakukan komunikasi dan melakukan negosiasi bisnis secara lebih cepat dan lebih baik, jadi wajar saja bila meeting room habis terorder setiap senin hingga jumat. Pertemuan langsung mungkin hanya berlaku bagi beberapa pebisnis yang berada dalam ruang lingkup geografis yang sama serta memiliki waktu bepergian yang cukup baik dari sisi biaya maupun sisi waktu. Bagaimana bila anda termasuk yang tidka memiliki salah satunya tentu harapan anda adalah tetap dapat melakukan komunikasi tanpa adanya batasan waktu dan geografis.
Komunikasi Tanpa Batasan Waktu dan Geografis
Di luar sana terdapat berbagai perangkat lunak yang dapat membantu penggunanya dalam mencapai komunikasi bisnis langsung tanpa batasan waktu dan geografis. Contoh nyata perangkat lunak yang terkenal adalah perangkat lunak instant messaging yang banyak digunakan oleh pengguna internet. Sebut saja Instant Messaging seperti MSN, Yahoo, ICQ, hingga MIRC kini hampir digunakan oleh 85% pengguna internet (Microsoft, 2005) . Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi langsung dengan instant Messaging adalah salah satu dari jenis komunikasi langsung yang digemari oleh pengguna internet.
Komunikasi instant Messaging sangat digemari bukan hanya dikarenakan pada sisi interaktifitasnya yang terasa tetapi juga karena komunikasi jenis ini lebih cepat dan kaya akan fitur, sebagai contoh Live messenger mendukung komunikasi dengan video dan telepon.
Pertanyaan yang timbul dari kondisi ini adalah, apakah komunikasi instant Messaging dengan server publik seperti yahoo dan msn cocok untuk komunikasi bisnis khususnya untuk komunikasi dalam perusahaan yang terkadang mengandung informasi sensitif. Jawaban dari hal ini tentunya sebagian besar akan berkata tidak. Banyak perusahaan memikirkan menerapkan perangkat lunak khusus komunikasi yang dapat menghadirkan performa komunikasi langsung yang optimal dan keamanan komunikasi yang memadai.
Posisi Teknologi Informasi dan Komunikasi
- Kekuatan
Untuk mendukung pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, Indonesia telah memiliki faktor-faktor yang dapat dianggap sebagai kekuatan (strenght), antara lain:
a) Indonesia memiliki jumlah tenaga kerja yang cukup besar, terampil dan berpengalaman;
b) Industri besar di bidang teknologi informasi dan komunikasi sudah melakukan 3 investasi di Indonesia (IBM, Oracle, Micrsosoft, SUN Microsystems, INTEL, dll.);
c) Secara alamiah telah terbentuk pengelompokan industri teknologi informasi dan komunikasi yang berpotensi membangun klaster
d) Industri pendukung/komponen seperti IC (Integrated Circuit), CRT (Computer ray Tube), LCD (Liquid Computer Display), Hand Phone, Camera Digital, Lensa Digital, PCB (Personal Computer Board), Komponen Plastik, Komponen Casting sudah diproduksi dalam negeri;
e) Telah tersedia infrastruktur, meskipun belum merata di seluruh Nusantara.
- Kelemahan
Namun selain kekuatan di atas, masih terdapat faktor-faktor yang dapat dianggap sebagai kelemahan (weakness) dalam pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, antara lain:
a) Lingkungan usaha belum sepenuhnya kondusif, terutama belum adanya kepastian hukum;
b) Dukungan riset dan pengembangan dan transfer teknologi masih lemah, karena terbatasnya pembiayaan;
c) Belum tersedianya Standar Nasional Indonesia (SNI) bagi produk teknologi informasi dan komunikasi;
d) Pasar ekspor yang masih terbatas;
e) Ketergantungan barang modal, komponen dan bahan baku impor masih tinggi, sehingga mudah terpengaruh oleh perubahan global;
f) Terbatasnya SDM yang profesional sebagai wirausahawan di bidang pengembang industri teknologi informasi dan komunikasi;
g) Potensi usaha berbasis teknologi informasi dan komunikasi belum dikembangkan secara optimal misalnya industri animasi;
h) Tingginya tingkat pembajakan produk piranti lunak.
- Peluang
Beberapa aspek penting yang dapat dijadikan peluang dalam penelitian, pengembangan dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi, antara lain:
a) Membaiknya perekonomian Nasional Indonesia, diperkirakan pertumbuhan ekonomi Indonesia pada tahun 2005-2025 berada pada kisaran 6 persen per tahun;
b) Semangat reformasi dan demokrasi, maraknya semangat reformasi dan demokrasi dapat dijadikan momentum untuk melakukan perubahan mendasar di segala bidang, termasuk dalam upaya penelitian, pengembangan dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi;
c) Berkembangnya ekonomi baru, perekonomian dunia yang semula berbasiskan pada sumber daya (resource based economy) menuju transisi ekonomi baru menjadi perekonomian berbasiskan pada pengetahuan (knowledge based economy) dengan dukungan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi;
d) Meningkatnya akses informasi, akses informasi yang semakin luas membawa implikasi pada tuntutan konsumen terhadap barang dan jasa yang semakin meningkat. Hal ini merupakan peluang untuk meningkatkan produktivitas dengan memperbaiki Quality, Cost & Delivery (QCD) barang dan jasa di bidang teknologi informasi dan komunikasi;
e) Globalisasi, globalisasi memberikan peluang untuk memperluas jaringan kerjasama regional maupun internasional, khususnya bagi penelitian, pengembangan dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi.
- Tantangan
Selain peluang yang terbuka, terdapat tantangan yang harus dihadapi dalam penelitian, pengembangan dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi, antara lain:
a) Menyelaraskan kebijakan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi dengan kebijakan ekonomi. Pengembangan teknologi sangat terkait dengan kemajuan perekonomian. Diperlukan kebijakan agar dunia usaha berpihak terhadap penggunaan hasil riset dan produk teknologi yang dikembangkan di dalam negeri. Hasil riset yang dilakukan harus diserap oleh dunia usaha dengan dukungan pasar terhadap produk bangsa sendiri;
b) Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia. Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang paling strategis dalam penelitian, pengembangan dan penguasaan teknologi. Dalam hal ini, secara simultan harus dilakukan pengembangannya baik sumber daya manusia yang terdapat dalam industri teknologi informasi dan komunikasi serta praktisinya di organisasi (ICT Worker), maupun pemakainya (Enabled Worker). Dalam hal ini termasuk juga peningkatan partisipasi perempuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi;
c) Meningkatkan pemahaman pentingnya budaya informasi. Meskipun beberapa tahun belakangan ini, pengembangan teknologi sudah dilakukan, tetapi belum diimbangi dengan tumbuhnya kesadaran baru dari masyarakat akan pentingya informasi. Padahal masyarakat informasi (information society) akan mungkin dicapai, apabila pengembangan teknologi informasi dan komunikasi disertai oleh meningkatnya kesadaran akan pentingnya informasi;
d) Meningkatkan peranan dunia usaha besar, menengah dan kecil dalam pengembangan teknologi informasi dan komunikasi. Daya tarik dan daya saing untuk berinvestasi di bidang teknologi masih rendah. Oleh karena itu harus ada upaya untuk meningkatkan insentif dari pemerintah, struktur biaya dan kepastian hukum;
e) Meningkatkan kemampuan dalam pengelolaan Hak Kekayaan Intelektual (HKI). Berdasarkan data global software piracy tahun 2004 yang dilansir oleh Business Software Alliance (BSA) (Juli, 2004) Indonesia merupakan salah satu dari empat negara dengan pembajakan perangkat lunak terbesar yakni 88%, setelah China (92%), Vietnam (92%) dan Ukraina (91%). Kenyataan ini merupakan tantangan yang harus dihadapi, karena persoalan seperti ini akan menghambat perekonomian Indonesia dengan disepakatinya Trade Related aspect to Intellectual Property Rights (TRIPs) yang memungkinkan negara-negara maju menggunakan isu HKI untuk menjaga posisinya dalam perdagangan internasional.
- Modal Dasar
Modal dasar yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian, pengembangan dan rekayasa di bidang teknologi informasi dan komunikasi, antara lain:
a) Meningkatnya potensi sumber daya manusia dan sumber daya teknologi informasi dan komunikasi lainnya;
b) Meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap pentingnya penguasaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam pembangunan ekonomi;
c) Meningkatnya potensi pasar dalam negeri;
d) Bertambahnya dunia usaha besar, menengah dan kecil;
e) Berkembangnya proses demokratisasi.
Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi
Sebagai sebuah general purpose technology, teknologi informasi dan komunikasi dapat dipergunakan dalam banyak bidang dan untuk memenuhi banyak macam kebutuhan. Dari uraian tentang peran pemerintah dalam pemberdayaan informasi menunjukkan bagaimana pentingnya kedudukan teknologi informasi dalam menyiapkan masyarakat Indonesia menjadi masyarakat berbasis pengetahuan dan perekonomian Indonesia menjadi bertumpu pada pemanfataan pengetahuan sebagai driver, supporter, dan enabler dari kegiatan ekonomi secara keseluruhan. Peran teknologi informasi dan komunikasi yang sangat besar tersebut sebenarnya dapat dirumuskan dalam sejumlah peran fundamental yang sangat sederhana seperti diuraikan dibawah ini.
a) Menyediakan akses dan mengorganisir informasi dan pengetahuan
Teknologi informasi dan komunikasi adalah teknologi yang memiliki kemampuan menakjubkan dalam mengorganisir data, informasi dan pengetahuan dalam jumlah besar secara cepat dan aman. Data yang telah diorganisir ini dapat diakses juga secara cepat dan aman. Data yang dikumpulkan dapat disebarkan kepada semua yang membutuhkan dengan menyediakan kemampuan akses yang cepat dan aman ke pusat-pusat data, informasi, dan pengetahuan yang telah tersedia sebagai hasil dari pengorganisasian data, informasi dan pengetahuan yang telah dilakukan dengan bantuan teknologi. Dengan memanfaatkan peran fundamental teknologi informasi dan komunikasi ini secara optimal akan sangat membantu dalam mempercepat pembelajaran, inovasi, serta penciptaan pengetahuan kepada seluruh masyarakat dan pelaku usaha. Pembelajaran, inovasi, serta penciptaan pengetahuan adalah unsur-unsur pokok yang sangat dibutuhkan bagi peningkatan daya saing dan kemandirian bangsa.
b) Mempercepat dan mereduksi biaya transaksi dan produksi
Kegiatan transaksi dan produksi yang dilakukan oleh tiap organisasi baik dalam kaitannya dengan internal organisasi maupun pihak eksternal sebagian besar adalah pekerjaan repetitif yang sudah baku. Dengan memasukkan komponen teknologi informasi dan komunikasi ke dalam sebagian besar peralatan produksi, transportasi, perbankan, asuransi memungkinkan untuk melakukan pencatatan dan pengendalian secara real time, mempercepat pelaksanaan transaksi, pembuatan dan penyesuaian rencana serta perbandingannya dengan realisasi. Dengan demikian permasalahan akan cepat dideteksi, diidentifikasi, dan diselesaikan. Pada akhirnya efisiensi dan produktivitas di segala sektor akan meningkat. Produktivitas bangsa adalah salah satu unsur yang sangat berperan dalam penentuan daya saing bangsa.
c) Membentuk hubungan langsung
Semua kegiatan yang dilakukan oleh satu organisasi akan berhubungan dengan pihak lain, baik itu pelanggan, mitra kerja, unit pemerintah, maupun karyawannya. Teknologi informasi dan komunikasi memiliki kemampuan menghubungkan berbagai pihak sedemikian hingga mereka tetap dapat berhubungan walaupun secara fisik terpisah dalam jarak yang jauh. Dengan terbentuknya hubungan ini, kegiatan kolaborasi, partisipasi, koordinasi, bahkan pemberdayaan dan desentralisasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Melalui teknologi informasi dan komunikasi sinergi antar masing-masing pihak yang terhubung akan terbentuk yang saling menguntungkan bagi semuanya. Tidak perlu lagi terjadi kegiatan yang redundant, dan banyak proses dapat di eliminasi dengan memanfaatkan kemampuan teknologi untuk membentuk hubungan langsung semacam ini.
Dari uraian tentang peran fundamental teknologi informasi dan komunikasi di atas, terlihat bahwa teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk tiga macam tujuan utama yang sangat diperlukan untuk mencapai kemandirian dan daya saing bangsa yang sangat diharapkan dalam percaturan global, yaitu:
1. Teknologi informasi dan komunikasi dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemampuan berinovasi dengan cara menyediakan kandungan-kandungan informasi yang tertata rapi dan mudah diakses, dicari, dan ditelusuri oleh semua pihak yang membutuhkan.
2. Teknologi informasi dan komunikasi dapat dipergunakan untuk meningkatkan produktivitas dengan cara menyediakan sistem-sistem aplikasi berbasis teknologi yang dapat melakukan pengolahan secara otomatis dan real time baik pada tingkatan transaksional, operasional, dan manajerial termasuk pengambilan keputusan.
3. Teknologi informasi dan komunikasi dapat dipergunakan untuk menumbuhkan sinergi antar stakeholder yang terkait dengan suatu organisasi atau negara. Sinergi tersebut terbentuk dengan cara menyediakan hubungan langsung antar mereka melalui sebuah infrastruktur informasi yang disiapkan untuk menjangkau semua elemen bangsa yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia dengan biaya terjangkau. Dengan demikian mereka memperoleh kesempatan yang sama dalam memperoleh informasi dan dapat saling bekerjasama dengan lebih erat dan lebih cepat. Berdasarkan peran fundamental teknologi informasi dan komunikasi di atas terlihat besarnya manfaat teknologi ini dalam penciptaan iklim yang kondusif bagi tumbuhnya daya saing dan kemandirian bangsa melalui kemampuannya untuk meningkatkan kemampuan berinovasi, meningkatkan produktivitas, dan membentuk sinergi antar stakeholder negara demi tercapainya persatuan, kestabilan dan pertumbuhan ekonomi nasional.
Keberhasilan Teknologi dalam Bisnis
Dalam lingkungan persaingan bisnis yang semakin ketat belakangan ini, penerapan TI tak serta merta mampu menjawab kebutuhan yang ada, melainkan bagaimana perusahaan mampu mengoptimalkan peran TI untuk meningkatkan daya saingnya. Dan, itu sangat membutuhkan strategi kepemimpinan yang tepat dari para eksekutif agar penerapan TI mampu mencapai sasaran yang diinginkan.
Beberapa pertanyaan berikut ini mungkin dapat membuka wawasan ke arah itu. Bagaimana Anda membangun suatu perusahaan yang mampu berubah secepat yang diinginkan pasar? Bagaimana Anda menambah kepuasan pelanggan tanpa membebani karyawan Anda? Meningkatkan produktivitas tanpa meningkatkan biaya? Artinya, akan selalu saja ada banyak perdebatan sehat yang muncul, namun tidak ada yang dapat membantah bahwa TI sekarang ini, memang, berperan sangat penting. Karenanya, tak heran jika berbagai perusahaan, baik besar, menengah maupun kecil, berupaya mencari cara-cara baru untuk menerapkan inisiatif TI yang kompleks, kritikal, dan seringkali memakan biaya.
Kamis, 03 Januari 2008
PENGARUH KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERUSAHAAN
Tema: Faktor-faktor keberhasilan dan ukuran keberhasilan perusahaan dalam menerapkan komunikasi bisnis yang baik
PENGARUH KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERUSAHAAN
Peran Komunikasi dalam Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salahsatu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Dengan kata lain, tanpa komunikasi suatu organisasi tidak dapat berfungsi optimal. Pertanyaannya adalah mengapa? Jawabannya ialah karena organisasi merupakan kumpulan orang yang memerlukan jasa komunikasi untuk meraih kesuksesan berorganisasi. Kegiatan komunikasi ini mencakup proses berinteraksi-mereaksi, tukar menukar informasi atau gagasan atau rencana, mengusulkan, mengkordinasi, dan membuat keputusan.
Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis yang baik dapat menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini perlu diperhatikan oleh setiap manajer perusahaan. Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti.
b. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
PENGARUH KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERUSAHAAN
Peran Komunikasi dalam Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salahsatu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Dengan kata lain, tanpa komunikasi suatu organisasi tidak dapat berfungsi optimal. Pertanyaannya adalah mengapa? Jawabannya ialah karena organisasi merupakan kumpulan orang yang memerlukan jasa komunikasi untuk meraih kesuksesan berorganisasi. Kegiatan komunikasi ini mencakup proses berinteraksi-mereaksi, tukar menukar informasi atau gagasan atau rencana, mengusulkan, mengkordinasi, dan membuat keputusan.
Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis yang baik dapat menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini perlu diperhatikan oleh setiap manajer perusahaan. Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti.
b. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Langganan:
Komentar (Atom)